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Neste artigo detalharemos a importância do rateio de despesas de telecom e sua relação com o processo de Gestão de Custos de Telecom - TEM.

Mas você conhece a definição?

"Ratear despesas significa vincular determinado custo a um departamento ou divisão da empresa."

Qual a sua importância?  Como estruturar? Como podemos ajudar? Confira as respostas a essas questões nesse artigo! 

 

 A importância do rateio de despesas de telecom

A responsabilidade dos custos de telecom (e dados) nem sempre é exclusividade de TI, outros setores da empresa (vendas, compras, financeiro etc...) também possuem altos gastos com telefonia e uso de dados.

Portanto, é imprescindível para o bom gerenciamento dos custos, que cada área gerencie seus gastos, e haja um rateio de custos adequado, para podermos mensurar quanto cada setor gasta em relação ao que agrega para o negócio.

Além disso, com o rateio existe mais controle sobre gastos permitindo aos gestores atuar sobre as despesas que estão afetando o orçamento. 

Ao fazer o rateio dos gastos, você se beneficia de várias maneiras:

• Há transparência do uso e custos para todos os dispositivos fixo e móveis;

• Usos atípicos são rapidamente identificados, para que sejam investigados;

• Serviços não usados, mas ainda cobrados, também são identificados e consequentemente cancelados ou redimensionados;

• É possível fazer uma redistribuição dos serviços usados por funcionários já desligados ao novo pessoal.

 

Como estruturar e realizar o rateio

O desafio inicial está em adotar um modelo de rateio que faça sentido para a empresa e, principalmente, seja fácil de aplicar. Existem opções que variam desde a divisão direta por recurso e/ou por colaborador, por área ou até por unidade da empresa.

Na maioria das vezes o rateio é realizado com base na utilização ou seja quem utiliza mais, paga mais.

No entanto, para realizar um rateio com base na utilização, a empresa necessitará de um processo mais elaborado e também de um software de TEM, para realizar a divisão dos valores.

Para realizar a tarefa, recomendamos a busca de um fornecedor de gestão de telecom capaz de analisar, recomendar e implementar de forma 100% automatizada o rateio das despesas de telecom, ou possuir uma equipe interna treinada e capacitada para elaborar e conduzir o processo.

Automatização

Depois de organizar o centro de custos e estabelecer os critérios, chegou o momento da execução do processo. É importante ressaltar a necessidade de um sistema de TEM (Telecom Expense Management), principalmente se existir um grande volume mensal de faturas. O correto é usar o sistema de TEM para fazer a importação das faturas, gerando automaticamente os rateios, com base nas regras pré-estabelecidas e cadastradas no sistema. 

 

Com a implantação de um processo e ferramenta de TEM, os relatórios serão gerados regularmente de forma automatizada. E poderão ser exportados diretamente para o ERP da empresa. Esta automatização é fundamental para a elevação da produtividade e confiabilidade dos dados.

Caso haja um fornecedor de gestão de TEM, este entregará as informações aos gerentes de TI, que ganharão força para melhor administrar a área, e custos injustificados ou desnecessários deixarão de existir.

Se sua empresa cresceu a ponto de precisar de um parceiro para gerir os gastos e ratear os custos com telecom, esse é um ótimo sinal: ela está sólida e tem reconhecimento do mercado.

Aproveite o momento oportuno e busque sua parceria de sucesso!